Vereinbarung
gemäß § 28 Abs. 1 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz für die Erzdiözese Paderborn (KDG)
zwischen den gemeinsam Verantwortlichen
Erzbistum Paderborn – Körperschaft des öffentlichen Rechts –
vertreten durch Herrn Generalvikar Alfons Hardt
Domplatz 3, 33098 Paderborn
Telefon: 0 52 51 125-0 (Erzbischöfliches Generalvikariat)
E-Mail: generalvikariat@erzbistum-paderborn.de
im Folgenden genannt: Erzbistum
und
Die zuständigen Ansprechpartner finden Sie unter dem Menüpunkt 
Kontaktdaten.
§ 1
Im Rahmen der pilotweisen Einführung des Lernmanagementsystems "schulportal-erzbistum-pb" werden personenbezogene Daten von Lehrenden und Lernenden zur Beurteilung und zu administrativen Zwecken verarbeitet. Die Mittel und Zwecke dieser Verarbeitungstätigkeiten wurden/werden vom Erzbistum und der Schule gemeinsam festgelegt. In dieser Vereinbarung legen die gemeinsam Verantwortlichen fest, wer von ihnen welche Verpflichtungen gemäß dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz für die Erzdiözese Paderborn (KDG) erfüllt. Diese Vereinbarung findet auf alle Tätigkeiten im Rahmen der pilotweisen Einführung Anwendung, bei denen das in der Schule oder beim Erzbistum tätige Personal oder durch sie beauftragte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für die Verantwortlichen verarbeiten.
§ 2
Im Rahmen dieser gemeinsamen Verantwortlichkeit ist das Erzbistum für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesen Prozessen zuständig:
- Beauftragung DigiOnline, die Schulbereiche und die zuständigen schulischen Administratoren anzulegen,
- Ausschluss von Benutzern von der Nutzung,
- Zulassung von externen Nutzern (z.B. Partner aus dem schulischen Umfeld),
- Dateneinsicht des Dienstleisters aufgrund einer Mitteilung der technischen, pädagogischen oder strafrechtlichen Notwendigkeit.
Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist die Schule für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesen Prozessen zuständig:
- Adressbücher
- Kalender
- Aufgaben
- Umfragen
- Formulare
- Pinnwand
- Notizen
- Stundenplan
- Vertretungsplan
- Ressourcenverwaltung
- Berichtigungen
- Lesezeichen
- Schwarze Bretter
- Dateiablage
- (Externe)Speicherorte
- Foren
- Chat
- Wikis
- Blogs
- Profile
- Fotoalben
- Courselets
- Lernpläne
- Lerntagebuch
- Medien
- Administration einer Klasse oder Gruppe
- Administration auf der Schulebene (Schuladministration)
- Mailinglisten
- Mailservice
- Messenger
- Mitgliederlisten
- Mitteilungen
§ 3
Die gemeinsam Verantwortlichen gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Rechtmäßigkeit der durch sie durchgeführten Datenverarbeitungen. Sie ergreifen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit die Rechte der betroffenen Personen, insbesondere nach den §§ 14 bis 25 KDG, innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit gewährleistet werden können bzw. sind.
§ 4
Die gemeinsam Verantwortlichen speichern die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Sie tragen dafür Sorge, dass nur personenbezogene Daten erhoben werden, die für die rechtmäßige Prozessabwicklung zwingend erforderlich sind. Erzbistum und Schule beachten den Grundsatz der Datenminimierung im Sinne von § 7 Abs. 1 lit. c KDG.
§ 5
Die Schulleitung ist insgesamt verantwortlich für die Erfüllung der Betroffenenrechte nach §§ 14 bis 16 KDG gemäß den dortigen Bestimmungen.
Des Weiteren ist die Schule grundsätzlich verantwortlich für die schriftlich dokumentierte Einholung der Einwilligungen zur Anlage eines Schüleraccounts für das Schulportal.
§ 6
Gemäß § 28 Abs. 3 KDG können betroffene Personen die ihnen im Rahmen des KDG zustehenden Rechte bei und gegenüber jedem der gemeinsam Verantwortlichen einzeln geltend machen. Den sich dadurch ergebenden Pflichten der gemeinsam Verantwortlichen kommt in deren Namen sowohl für das Erzbistum als auch für die Schule die Schulleitung nach. Auf Nachfrage stellt sie dem Erzbistum die entsprechenden Nachweisdokumente zur Verfügung. Das Erzbistum stellt der Schulleitung die notwendigen Informationen aus seinem Wirkbereich auf Anfrage unverzüglich zur Verfügung. Sind personenbezogene Daten zu löschen, informieren sich die gemeinsam Verantwortlichen zuvor gegenseitig. Jede Seite kann der Löschung aus berechtigtem Grund widersprechen, etwa sofern sie eine rechtliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen hat.
§ 7
Die gemeinsam Verantwortlichen informieren sich gegenseitig unverzüglich und vollständig, wenn sie bei Verarbeitungstätigkeiten und/oder Auftragsverarbeitungen datenschutzrelevante Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellen.
§ 8
Die Schulleitung stellt den betroffenen Personen den wesentlichen Inhalt dieser Vereinbarung zur Verfügung.
§ 9
Den gemeinsam Verantwortlichen obliegen die Melde- und Benachrichtigungspflichten gemäß §§ 35, 36 KDG gegenüber der Aufsichtsbehörde und den von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Personen für ihren jeweiligen Wirkbereich Sie informieren sich unverzüglich gegenseitig über die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde.
§ 10
Dokumentationen gemäß § 7 Abs. 2 KDG, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung personenbezogener Daten dienen, stellen sich die gemeinsam Verantwortlichen wechselseitig zur Verfügung und verwalten ihre Ausfertigungen jeweils eigenständig.
§ 11
Die gemeinsam Verantwortlichen stellen jeweils ihrerseits sicher, dass alle mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befassten Mitarbeitenden die Vertraulichkeit der Daten gemäß den §§ 26, 29 Abs. 4, 30 KDG für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wahren und dass diese vor Aufnahme ihrer Tätigkeit entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet sowie in die für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz eingewiesen werden.